我校档案管理工作的划时代飞跃

——“数字化”，实现了档案工作的科学化管理

校务处 邱玉霞

根据鲁档发【2014】23号及潍档发【2014】18号、19号《山东省档案工作科学化管理规范》要求，各机关、企事业单位的档案工作必须进行科学化、规范化管理。为保障我校的可持续发展，保护学校资源的开发和利用，实现我校档案工作管理的科学化、规范法、现代化，把广文中学成立十年以来形成的档案实现科学化管理。为此，学校领导高度重视，首先成立了以校长为组长的“档案工作提升领导小组”，并多次召开各部门协调工作会议，按照《山东省机关单位档案工作科学化管理测评细则》的有关规定，在人力、物力、财力等各方面给予了大力支持。

按照《细则》要求，校务处首先制定了详细的工作计划，对学校档案工作科学化管理测评事宜进行了周密的安排和部署。为全面落实新要求，综合档案室工作人员按照新的规范和要求，把广文中学成立以来形成的所有档案材料进行了全面的修正和完善，付诸了大量艰辛的劳动：

一、从2015年上半年开始，首先把《测评细则》中的五十多条要求与我校的档案进行一一自查，并写了详细的自查报告；

二、结合自查情况，先是将所有大卷档案材料的卷皮进行了换改，再是将所有卷盒脊背进行盖印学校字章；

三、将所有归档文件类档案材料逐卷逐卷地进行盖印归档章，并且对其中的三项空格分次进行手工填写，这项工作量大又繁琐，历时4个多月，才将这项任务完成；

四、2015年下半年，一方面接受、整理各部门移交的各类档案材料，同时又对《潍坊广文中学归档材料范围和保管期限表》进行了多次修订和完善，并形成报告上报上级主管部门；

五、2016年上半年，根据潍档发【2016】2号文件“关于全市贯彻落实国家档案局10号令专项督查的通报”要求，首先将所有档案进行了全面的统计核查，然后撰写并提交了“实施山东省档案工作科学化管理测评计划提报单”和“山东省档案工作科学化管理测评申请表”两份书面材料；

六、准备各种所需材料并修订撰写了一万多字的“潍坊广文中学全宗卷”；至此，档案数字化的前期准备工作基本完成；

七、今年暑假期间，用了近两周的时间具体实施完成了档案扫描的预算、建议书修改等事宜，以及档案材料登记、核对、装箱、交接等。炎炎酷暑，有时在档案室一忙就是两三个小时，又累又热，汗流浃背；

八、10月底，综合档案室和万声信息中心进行了扫描后档案资料的核对和交接。

至此，历经近两年之久的档案数字化工程终于顺利、圆满完成。这样，原来传统手工查阅一份材料，因查阅方式是逐页翻找，需要花费十几分钟或者几小时才能完成，若是遇到查阅者提供的时间和具体内容不明确、不具体的情况，那可能要花费几小时甚至几天的时间，就像是大海捞针一样。而数字化之后，通过电脑窗口查阅档案材料，不仅大大降低了档案原件的损耗率，而且还大大缩短了查阅时间。现在查阅材料只需几分钟时间即可完成，既提高了查阅、利用档案的效率，而且又将数字化的档案电子备份，保障了原始档案的安全性，从而达到档案长久保存的目的。 由此，我校的档案工作大踏步的迈上了科学化、规范化、现代化管理的新台阶，实现了我校档案管理工作划时代的飞跃！